Assistenz (w/m/d) Vorstand Operations

  • Köln
  • unbefristet
  • Vollzeit
Zwei Frauen unterhalten sich freundlich vor einer blauen Wand. Rechts oben ist das „Top Company 2026“-Siegel von Kununu zu sehen.

Verantwortung

  • Als Assistenz (w/m/d) des Vorstands Operations übernimmst du eine vertrauensvolle Schlüsselposition im größten Ressort der KZVK und sorgst für eine professionelle Steuerung des operativen Vorstandsalltags.
  • Du koordinierst eigenverantwortlich Termine, Besprechungen, Workshops und Reisen und stellst durch eine strukturierte Vor- und Nachbereitung reibungslose Abläufe sicher.
  • Du erstellst Präsentationen sowie Entscheidungs- und Beschlussvorlagen und bereitest Informationen adressatengerecht und auf hohem Qualitätsniveau auf.
  • Du priorisierst, koordinierst und überwachst Themen, Aufgaben und Projekte eigenverantwortlich und sorgst für eine zuverlässige Nachverfolgung.
  • Als zentrale organisatorische Schnittstelle im Ressort behältst du den Überblick und unterstützt den Vorstand bei der effizienten Steuerung von Prioritäten und Kommunikationsprozessen.
  • Mit der notwendigen Souveränität und Parkettsicherheit bewegst du dich sicher im Umfeld von Führungskräften sowie internen und externen Ansprechpersonen.
  • Du bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung moderner Arbeitsweisen ein und nutzt digitale Tools sowie Künstliche Intelligenz zur effizienten Strukturierung und Organisation von Informationen und Prozessen.

Profil

  • Als Assistenz (w/m/d) des Vorstand Operations hast du ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung.
  • Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Executive-Assistant-, Assistenz- oder Managementumfeld – idealerweise auf Vorstandsebene.
  • Du arbeitest äußerst selbstständig, strukturiert und zuverlässig und überzeugst auch in hektischen Phasen mit einem hohen Maß an Eigeninitiative, Organisationsstärke, Souveränität und Verantwortungsbewusstsein.
  • Du bringst analytisches und konzeptionelles Denkvermögen mit und bist in der Lage, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen und strukturiert aufzubereiten.
  • Du überzeugst durch Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Gespür für Prioritäten, Dynamiken und sensible Situationen.
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office, ein sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools (Jira / Confluence) und eine hohe Technikaffinität zeichnen dich aus. Idealerweise bringst du Erfahrung mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur effizienten Organisation und Optimierung von Informationen und Prozessen mit.
  • Teamgeist, Loyalität, Diskretion und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein runden dein Profil ab.

Diese Stellenausschreibung ist eingruppiert in Entgeltgruppe: 10.

Unser Tarifwerk KAVO informiert über Allgemeine Stufen der Entgelttabelle (§ 25 KAVO) speziell Abs. 4.

Die Bewerbungsfrist zum Einreichen der Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf) ist der 16.06.2026.
Es werden nur Bewerbungen über unsere Bewerbermanagementsoftware akzeptiert.

Hilfreich sind bestimmt auch unsere Tipps und Tricks für den Bewerbungsprozess.

 

 

 

 
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